REPUBLIQUE DU BENIN

MINISTERE DU PLAN ET DU (MPD)

INSTITUT NATIONAL DE LA STATISTIQUE ET DE L’ANALYSE ECONOMIQUE
(INSAE)

ENQUETE AUPRES DES AGENTS DE LA SBEE

MANUEL DU CHEF D’EQUIPE 

Avril 2018

INTRODUCTION 
Le Gouvernement du Bénin a obtenu du Gouvernement des Etats-Unis d’Amérique à travers le Millennium Challenge Corporation (« MCC ») un deuxième Accord de Don (Compact) essentiellement axé sur l’énergie électrique. Les objectifs de cet accord sont de renforcer les capacités de la Société Béninoise d’Energie Electrique (SBEE) et autres entités de mise en œuvre, de mettre en place les réformes de politiques pour la régulation et l’utilisation rationnelle de l’électricité, d’attirer l’investissement du secteur privé, et de financer les investissements en  infrastructures dans le domaine de la production et de la distribution d’électricité de même que l’électrification hors-réseau au profit des ménages pauvres et non desservis.
Le programme comporte quatre (04) projets que sont : 
•	le Projet « Réformes des Politiques et Renforcement des Institutions » ; 
•	le Projet « Production d'Électricité » ;
•	le Projet « Distribution d’Electricité » ;
•	le Projet « Accès à l’Electricité Hors-réseau ».

S’inspirant de la bonne pratique au niveau des grandes entreprises dans le monde, MCA-Bénin II apporte un appui technique et financier à la SBEE dans la réalisation de l’Enquête auprès de son personnel. Cette enquête a été lancée le 14 mars 2018 et vise principalement comme objectif de rendre disponible des données de référence sur la gouvernance pour l’élaboration des outils de gestion des ressources humaines et de management dans le nouveau contexte de réforme de la société. 
Le présent manuel est rédigé à l’endroit des chefs d’équipe, pour les aider à mieux exercer leurs attributions. Il servira à outiller les chefs d’équipes sur leurs rôles dans la chaine de collecte. Les chefs d’équipe se doivent de parfaitement maitriser le contenu du manuel.

I. RAPPEL DE LA STRUCTURE DE COLLECTE DES DONNEES
   	La structure du personnel de collecte des données pour cette enquête auprès des agents de la SBEE est la suivante :
1)	A la base de la structure se trouve l’agent enquêteur dont le rôle consiste à réaliser les interviews auprès des agents de la SBEE ;
2)	Ensuite vient le chef d’équipe qui coordonne les activités au niveau des agents enquêteurs à lui confier ;
3)	Au sommet de la structure se trouvent les superviseurs et les coordonnateurs nationaux.

II.  PRESENTATION GENERALE DES TÂCHES DE CONTROLE
Les chefs d’équipe jouent un rôle important dans l’enquête auprès des agents de la SBEE. Ils constituent des intermédiaires indispensables entre les superviseurs et les agents enquêteurs. Ils assurent d’une part, la bonne marche des travaux et garantissent d’autre part, la qualité de la collecte sur le terrain. 
Les tâches qui vous incombent se résument comme suit :
•	établir le contact avec les autorités des directions ou agences de la SBEE qui  vous sont confiées et obtenir leur coopération ;
•	valider la liste des employés de la direction ou agence que vous aurez à enquêter, avec le responsable de la SBEE ;
•	faire le point au superviseur, des agents de la SBEE qui sont absents pendant la période de collecte. N’oublier pas de chercher l’information sur la durée et la raison de leur absence (congé, mission de service, raison médicale, etc.). Informez-vous également sur sa localisation pendant la durée de la collecte. 
•	identifier les partenaires sociaux de la SBEE (cellule syndicale, associations professionnelles, etc.) pour les focus-group
•	trouver, de commun accord avec les autorités de la SBEE, un endroit isolé pour faire les interviews, en raison de la sensibilité des questions
•	procéder à une répartition adéquate du travail entre les agents recenseurs ;
•	veiller au bon déroulement des  interviews ;
•	contrôler le travail de chaque agent enquêteur ;
•	lire attentivement les questionnaires remplis et veiller à leur parfait remplissage ;
•	gérer les problèmes administratifs ;
•	maintenir le contact avec l’équipe dirigeante (superviseurs et coordonnateur national) ;
•	entretenir un climat de convivialité au sein de l’équipe pour assurer la bonne marche des opérations ;
•	remplir à l’issue de l’enquête, les différentes fiches récapitulatives

Ce manuel est conçu pour vous fournir un outil d’aide à l’exécution efficace de vos tâches. Vous devez consciencieusement l’étudier durant la période de formation. Vous devez également étudier le manuel de l’agent enquêteur, puisqu’une parfaite connaissance des questionnaires permet d’assurer un contrôle plus aisé. En cas de problèmes majeurs, vous devez vous adresser aux superviseurs pour obtenir les conseils et instructions nécessaires.

ROLE DU CHEF D’EQUIPE
          La structure de contrôle mis sur pied pour exécuter le travail de terrain de l’enquête est constituée d’un (1) chef d’équipe pour trois (3) à cinq (5) agents enquêteurs ; cette répartition pouvant varier selon les réalités du terrain. Vous êtes responsables du déroulement des opérations sur le terrain, ainsi que du contrôle du travail des agents enquêteurs. Vous êtes tenus de faire des comptes rendus journaliers aux superviseurs.
	     Chacun de vous a des responsabilités particulières et des tâches spécifiques à accomplir. Cependant vous ne devez pas oublier que le travail se déroule en équipe. De ce fait, pour la bonne marche du travail, le chef d’équipe doit aider les agents enquêteurs.

III. PREPARATION DU TRAVAIL SUR LE TERRAIN

	Le chef d’équipe est responsable de la préparation du travail sur le terrain, dans la zone de travail qui lui est confiée. Pour ce faire, il doit :
-	obtenir les fournitures et l’équipement nécessaires pour que les équipes dont il a la charge puissent mener à bien les interviews.
-	prendre contact avec les responsables des lieux (directions ou agences de la SBEE) ;
-	installer les agents enquêteurs dans la zone de travail ;
-	répartir les tâches entre les agents enquêteurs ;
-	discuter de tous les problèmes qu’il rencontre dans sa zone avec le superviseur ;
	   Une préparation rigoureuse de la part du chef d’équipe est importante car elle facilitera le travail des équipes sur le terrain ; elle permettra également de maintenir le moral des agents enquêteurs, et facilitera la liaison avec les superviseurs pendant le déroulement du travail sur le terrain. 

A.  Préparation du matériel pour le travail sur le terrain

           Avant d’entreprendre le travail sur le terrain, le chef d’équipe doit se procurer les fournitures et le matériel nécessaires pour que l’équipe puisse mener à bien le travail. Il s’agit : 
•	Matériels 
-	du Manuel du Chef d’équipe ; 
-	du Manuel des agents enquêteurs ;
-	des listes des agents de la SBEE de sa zone de travail ;
-	des lettres de recommandation des agents enquêteurs ;
-	des copies non remplies de questionnaires ;
-	des fiches récapitulatives à divers niveaux.

•	Fournitures
-	stylos : bleus pour les agents enquêteurs, rouges pour les chefs d’équipe ; 
-	chemise à sangle ; 
-	cahier, etc.
Les chefs d’équipe doivent maintenir un contact permanent avec leurs superviseurs durant la collecte sur le terrain. Un tel contact est nécessaire pour assurer la réussite de l’opération.

B. Contact avec les autorités locales

	Le contrôleur doit établir le contact avec les autorités de zone de travail (directions et agences de la SBEE) avant de commencer le travail sur le terrain. On vous remettra des lettres de mission/recommandation de l’opération pour vous aider dans cette tâche. Les directeurs et chefs d’agence de la SBEE sont au courant de la tenue de l’enquête ; donc a priori, ils ne devraient pas poser de problèmes majeurs, en dehors des contraintes de disponibilité lié au travail.

C. Répartition spatiale des agents de la SBEE

	Lors de la 1re rencontre avec les directeurs ou chefs d’agence de la SBEE, les chefs d’équipe auront à confirmer la liste des agents de la SBEE à enquêter. Ils devront ensuite s’intéresser à la répartition spatiale de ces agents dans la zone de travail, afin de remonter aux superviseurs les éventuels cas où la dispersion des agents de la SBEE sur le terrain est grande. Cette étape est importante pour la réussite de l’opération : cela permet de planifier, d’une part avec les responsables de la SBEE, les moments où il faut aller enquêter les agents qui sont loin de la direction ou de l’agence de la SBEE, et d’autre part, avec les superviseurs qui pourront mettre à contribution leurs véhicules pour déplacer les agents enquêteurs. 
	Cette étape doit être réglée dès le premier jour de descente sur le terrain, pour permettre une planification optimale.

IV. ORGANISATION ET CONTROLE DU TRAVAIL SUR LE TERRAIN
		Durant le travail sur le terrain, le chef d’équipe est responsable de la bonne organisation du travail de l’équipe et de son déroulement dans de bonnes conditions. Ses responsabilités dans ce cadre incluent :
	la répartition du travail entre les agents enquêteurs en veillant à ce qu’elle soit la plus équitable possible ;
	le transfert périodique des questionnaires déjà finalisés aux superviseurs. Il doit par ailleurs les tenir informer de l’évolution des opérations sur le terrain ;
	faire part aux superviseurs de tous les problèmes qui surviendraient sur le terrain et se conformer aux instructions ;

	La phase de collecte est prévue pour durer 2 semaines ; l’obligation ultime étant d’interviewer tous les employés de la SBEE de la zone de travail qui vous est confiée. La première journée sera essentiellement consacrée à :
•	la prise de contact avec les autorités de la SBEE, 
•	la validation de la liste des agents de la SBEE de la zone de travail,
•	la prise d’information sur la répartition spatiale des agents de la SBEE dans la zone de travail,
•	l’identification des partenaires sociaux de la SBEE dans sa zone de travail (cellule syndicale, associations professionnelles, etc.) pour la préparation aux focus-groups
•	l’identification des lieux d’interviews, qui doivent garantir une certaine confidentialité des interviews,
•	la répartition des tâches entre les agents enquêteurs
•	au démarrage des interviews dans la mesure du possible.

Le chef d’équipe transmet aux superviseurs la liste des partenaires sociaux de la SBEE (syndicats, associations professionnelles, etc.) présents dans sa zone de travail. Les focus-groups sont réalisés par les superviseurs ; ils ne relèvent pas des tâches du chef d’équipe.

Les questionnaires finalisés doivent être immédiatement repris par les chefs d’équipe qui les vérifieront. Ils demanderont éventuellement à l’agent enquêteur de retourner voir l’agent de la SBEE pour vérifier certaines informations en cas d’incohérence dans les réponses obtenues. Ils pourront par la suite les transmettre aux superviseurs.
	En principe, les chefs d’équipe sont chargés de la correction des questionnaires, mais peuvent éventuellement aider les agents enquêteurs à effectuer des interviews au cas où ces derniers sont surchargés.

A.    REPARTITION DU TRAVAIL ENTRE LES AGENTS RECENSEURS

	Les chefs d’équipe répartiront le personnel de la SBEE entre les agents enquêteurs dans sa zone de travail.

	a) Planifiez soigneusement les tâches afin qu’elles soient réalisées dans les délais impartis. Assurez-vous que les agents enquêteurs ont bien interviewé tout le personnel de la direction ou agence de la SBEE ;
	b) Prenez bien soin d’être équitables dans la répartition des tâches entre les agents enquêteurs. Le favoritisme ne doit intervenir en aucune façon dans la répartition du travail ;
	c) Vous devez également vérifier que les agents enquêteurs ont tout le matériel nécessaire (questionnaire, stylo, etc.) ;
d) Le chef d’équipe doit vérifier soigneusement tout le travail accompli par chaque agent enquêteur ;
	e) Organisez des réunions avec les agents enquêteurs pour discuter de la qualité du travail et de l’avancée de la collecte : ces réunions doivent être fréquentes au début de la collecte sur le terrain (3 à 4 premiers jours) ; dès le contrôle des premières interviews / premiers questionnaires remplis, faire des réunions pour partager avec toute l’équipe les observations (surtout le point des erreurs fréquentes), afin d’harmoniser les points de vue. Si possible, associez les superviseurs aux premières réunions. Après, prévoyez des réunions périodiques pour faire le point de l’avancée de la collecte et des difficultés rencontrées.

B. ASSURANCE QUALITE DES DONNEES
Le contrôle effectif de la présence des agents enquêteurs est important dans la mesure où il permet de vérifier l’exactitude, la complétude des données et d’assurer le déroulement correct de la collecte, conformément aux instructions reçues et selon le plan établi. Dans ce domaine, les responsabilités sont les suivantes : 

	Pour le chef d’équipe : 
S’assurer de la qualité des données recueillies en assistant aux entretiens (les tout premiers surtout), en vérifiant les données recueillies lors des interviews. La lecture et la correction de tous les questionnaires remplis doivent être faites.
	Le succès de l’enquête dépend de la façon dont le chef d’équipe observe et vérifie le travail des agents recenseurs dont il s’assure de la présence au poste tous les jours et de qui il reçoit les questionnaires finalisés au fur et à mesure. Le travail sera organisé de la façon suivante :
•	les Cinq (5) premiers jours du dénombrement : 
	 1er jour du dénombrement : Suivre intégralement trois interviews au moins de chaque agent enquêteur. A la fin de chaque interview et en l’absence des agents de la SBEE, faire part à l’agent enquêteur des erreurs qu'il a commises et les corriger.  
	A la fin de la première journée, opérer un contrôle systématique de tous les questionnaires remplis. Relever les erreurs, remettre les questionnaires mal remplis qui nécessitent un retour vers les répondants.
	2ème jour du dénombrement : Observer au moins deux interviews de chacun des agents enquêteurs. Relever les erreurs et les corriger.  

	3ème  au 5ème jour du dénombrement : Assister à une interview au moins de chaque agent enquêteur. Relever les erreurs et les corriger.

•	A partir du 6ème jour, continuer de faire le contrôle systématique des questionnaires reçus. Corriger les erreurs quand c'est possible ; sinon remettre les questionnaires mal remplis à l'agent enquêteur pour qu'il retourne vers les répondants pour des corrections à faire.

Si le chef d’équipe constate qu’un agent enquêteur a plus de problèmes que d’autres, ou que ses questionnaires sont de moins bonne qualité, il devra en priorité assister aux interviews menées par cet agent recenseur, jusqu’à ce que son travail s’améliore.
	Lorsque le chef d’équipe assiste à une interview, il ne doit pas gêner son déroulement par ses interventions intempestives ou incongrues ; s’il a des remarques à faire à l’agent enquêteur et qui ne sont pas urgentes, il est préférable qu’il discute avec l’agent enquêteur après l’interview pour lui faire ses remarques ou lui signaler les problèmes. Cependant, si pendant l’interview il remarque que l’agent enquêteur commet une erreur ou que l’interviewé ne donne pas une réponse correcte ou incohérente, il doit intervenir immédiatement pour corriger l’erreur. Ces interventions doivent être faites discrètement de façon à ne pas mettre l’agent enquêteur dans une situation embarrassante par rapport à l’interviewé.
	Le chef d’équipe doit veiller à ce que le questionnaire se remplisse sans rature ni surcharge avec une écriture lisible.
	Au total pour le contrôle de qualité des données, l'essentiel du travail du chef d’équipe consiste en un contrôle systématique de tous les questionnaires remplis par les agents enquêteurs. Il vérifie ligne par ligne, colonne par colonne, page par page tous les questionnaires remplis par les agents enquêteurs pour déceler toutes les erreurs commises pour correction immédiate à opérer.

	De façon générale trois types d'erreurs peuvent être observés :

	- Les omissions : l'agent enquêteur a oublié de porter l'information demandée. Si cette information peut être déterminée à partir de celles déjà contenues dans le questionnaire dont il s'agit, le chef d’équipe doit faire la correction lui-même, sinon il le remet à l'Agent pour qu'il aille en compléter le remplissage. Il en est de même de toutes les rubriques non renseignées.

-	Les informations inadmissibles : ce sont celles qui ne sont pas prévues par le système de remplissage du questionnaire. Exemple de l’agent indélicat qui écrit "AUTRE"  alors que cette modalité n’est pas prévue. 

	- Les erreurs d'incohérence : ces erreurs traduisent une contradiction entre plusieurs colonnes remplies du questionnaire.

	 Pour découvrir ces erreurs d'incohérence il faut comparer attentivement les données collectées.

 	Quand ce contrôle est satisfaisant le CE porte son visa sur la place qui est réservée à la dernière page du questionnaire.

    - Le Contrôle de Couverture 
	Voici encore une partie très importante de l’enquête. Il s'agit pour le chef d’équipe de vérifier que dans sa zone de travail, que tous les agents de la direction ou de l’agence de la SBEE ont été interviewé. Il devra faire ce contrôle et le terminer avant que l’agent enquêteur ne quitte la zone de travail. Le chef d’équipe fera un rapport sur l’exhaustivité de l’enquête : ce rapport fera le point des agents qui n’ont pu être enquêté dans la zone de travail et les raisons qui justifient cet état de choses. Ce rapport sera conjointement signé par le(s) chef(s) d’équipe et le(s) responsable(s) de la SBEE, afin d’éviter qu’après le départ des équipes de collecte, on ne fasse face aux plaintes des autorités de la SBEE. La vérification de cette exhaustivité se fera sur la base de la liste des agents de la zone de travail.
	De même, le chef d’équipe s’assure que le nombre de questionnaire remplis par agent enquêteur correspond au nombre d’agents de la SBEE déclaré dans la fiche récapitulative de l’agent enquêteur.
	Par ailleurs, le chef d’équipe devra aviser les superviseurs pour la moindre invention ou des omissions répétées au niveau d'un agent enquêteur.

	Pour le contrôleur et le chef d’équipe

- Les non-réponses aux questions
	Un des problèmes les plus sérieux auxquels on peut faire face dans ce genre d’opération est la « non réponse » (partielle ou totale). Ceci sera dû essentiellement à la disponibilité ou à la présence des agents de la SBEE, au même de l’enquête.
Le chef d’équipe doit étroitement contrôler le travail de chaque agent enquêteur pour que les cas de non-réponse soient réduits au maximum.

- Remise des documents aux superviseurs 

Une fois que les agents enquêteurs ont rendu le travail qui leur a été confié et que le chef d’équipe l’a vérifié, il lui incombe de remettre aux superviseurs les questionnaires finalisés ainsi que les fiches récapitulatives et tout autre document relatif à la zone de travail. Il est préférable de remettre aux superviseurs des dossiers complets par zone de travail. Ce dossier doit être constitué avant le départ du terrain : tous les documents qui le composent doivent être vérifiés et classés. Les documents en question sont les suivants :
•	les questionnaires remplis ;
•	les fiches récapitulatives des agents enquêteurs et des chefs d’équipe ;
•	la liste d’émargement des employés de la SBEE qui ont été interviewé ;
•	le rapport de l’exhaustivité de l’enquête au niveau de la zone de travail qui porte la signature du chef d’équipe et du responsable de la SBEE, dans la zone de travail
Vous ne devrez quitter une zone de travail qu’après que ce dossier ait été constitué et que vous ayez vérifié qu’il est complet. Le dossier est alors prêt pour être remis aux superviseurs.

Il est d’une extrême importance d’éviter la perte des documents de l’enquête et particulièrement les questionnaires finalisés. Si malgré tout, il vous arrive d’en perdre, il faudrait alors procéder à de nouvelles interviews avec les employés concernés. Dans ce cas, envoyez les agents enquêteurs différents et expliquez aux enquêtés que ses réinterviews sont effectuées pour contrôler le travail des agents enquêteurs précédents.

C.  PROCEDURE DE CONTROLE DU QUESTIONNAIRE
Le chef d’équipe doit en premier lieu repérer les erreurs dans les questionnaires remplis qu’il contrôle. En second lieu, il doit effectuer les corrections nécessaires en présence de l’agent enquêteur, et le cas échéant retourner vers les répondants pour rechercher les informations manquantes ou corriger les informations erronées.
Pour tous les questionnaires, lorsque la vérification est terminée et le questionnaire est accepté, le chef d’équipe doit inscrire son nom et la date au bas de la page de couverture.

	Procédure générale
  
	Dans le cas où le chef d’entreprise ou tout autre personne en mesure de répondre au questionnaire est absent :
-	Vérifiez que l’agent enquêteur a réalisé les interviews pour tous les employés de la SBEE à lui confier.
-	Vérifiez que tous les filtres et instructions de saut (passez à) sont respectés ;

	Contrôle à faire

Pour tous les questionnaires

   Avant toute chose, il est indispensable de vous assurer que les écritures portées sur les questionnaires sont parfaitement lisibles par autrui. Vous auriez également à : 
	Vérifier si les différents sauts sont respectés. 
Exemples : 
Question 2.5 : Disposez-vous d’un comité d’hygiène, de sécurité et de santé au travail ? Si le répondant choisit la modalité 2 ou la modalité 3, assurez-vous que l’agent enquêteur a effectivement respecté le saut à savoir le passage à la question 2.7.
Question 4.11 : Avez-vous déjà bénéficié d’une formation dans le cadre de votre travail au sein de la SBEE ? Si l’employé a répondu NON, vérifiez que l’agent enquêteur a respecté le saut en passant à la question 4.15.

	Pour toutes les questions à choix unique, vérifiez si le code correspondant à la modalité choisie par l’interviewé est encerclé. 

	Pour toutes les questions à choix multiples, vérifiez si l’agent recenseur a bien encerclé les codes devant les modalités. Exemple de la question 2.2. 

	Assurez-vous que l’agent enquêteur n’a rien inscrit dans les cases réservées à la codification.